Ya sea tu hotel grande o pequeño, el trabajo administrativo es la parte que más tiempo te consume a ti y a tus empleados. El trabajo administrativo no genera beneficios para tu empresa. A pesar de ello, desempeña un papel vital en las operaciones de la empresa. Debido al error humano, el trabajo administrativo a veces hay que rehacerlo, lo que consume más tiempo de tus empleados. De media, los empleados dedican en torno al 60% de su tiempo a completar trabajo administrativo y un 13% de su tiempo a realizar planificación y análisis. Es decir, alrededor de un 27% de su tiempo está disponible para que tus empleados completen las tareas para las que fueron contratados. Los trabajadores de todas partes no pueden trabajar con la máxima eficacia posible. Cuando esto ocurre, los plazos se alargan. Por suerte, existen formas de optimizar las operaciones en tu hotel y dejar más tiempo a tus empleados para dedicarse a las tareas para las que fueron contratados.
Ten un sistema claro
Si tu proceso administrativo resulta confuso, tus empleados dedicarán más tiempo a completar este trabajo. Esto no supone un uso eficiente de su tiempo. Para optimizar mejor las operaciones de tu hotel, asegúrate de que tus pasos administrativos tengan sentido. Deberías explicar estos pasos con claridad y concisión. Esto debería ayudar, aunque no eliminará, la variable del error humano. Las personas somos imperfectas y, por tanto, propensas a cometer errores. Aunque tus empleados deben esforzarse por reducir estos errores, ocurren. Contar con un sistema administrativo sencillo ayudará a minimizar estos errores. Una forma de simplificar este proceso es utilizar una única plataforma centralizada donde se realice tu trabajo. También sería recomendable que este sistema tuviera el menor número de pasos posible. Liberar el tiempo de tus empleados contribuirá en gran medida a optimizar las operaciones de tu hotel.
Equipos administrativos
Asegúrate de contar con un equipo dedicado a todas las tareas administrativas. Organízalo de la manera que tenga más sentido para tu hotel. Quizás esto signifique organizar tu equipo para trabajar por turnos, uno cada vez, o un equipo que trabaje todo a la vez. Si solo una persona se encarga del trabajo administrativo, puede que se vea desbordada. Organizar equipos te permitirá optimizar las operaciones de tu hotel. Esto se debe a que tu equipo podrá completar el trabajo con mayor rapidez. También debería ayudar a mantener alta la moral de tu equipo administrativo, ya que se sentirán menos abrumados. Prueba a externalizar si no cuentas con el personal necesario para crear este equipo. Existen muchas empresas de las que puedes externalizar empleados. Si ni siquiera esta solución resulta viable en este momento, contrata asistentes virtuales. Desde el Covid-19, han surgido sitios web dedicados a la contratación de asistentes virtuales. Puedes dedicar tiempo a encontrar a alguien, o a varias personas, con experiencia en lo que buscas. Además, resulta más rentable contratar asistentes virtuales. Esto se debe a que trabajan de forma remota, quizás según una tarifa por hora.
Automatiza el proceso
Hay muchas áreas del trabajo administrativo que se pueden automatizar. Las tareas más convenientes de automatizar dentro del trabajo administrativo son las preguntas frecuentes generales de los huéspedes entrantes y la programación de respuestas automáticas. También se pueden enviar respuestas automatizadas al enviar correos de confirmación a los huéspedes o al solicitar información adicional. Aunque no se puede automatizar todo el proceso, se puede optimizar aún más asegurándote de utilizar programas informáticos eficaces. Con los programas informáticos adecuados, el trabajo administrativo se puede agilizar. Programas como Guesty ayudan a tus empleados a trabajar en múltiples canales desde una sola plataforma y ver los horarios simultáneamente. Otra actividad que se podría automatizar es el proceso de check-in. Instalar kioscos que puedan realizar el proceso de check-in por ti reducirá las colas y los tiempos de espera, liberando a tus empleados.
No optimices solo el trabajo administrativo
Puedes optimizar otras áreas además del trabajo administrativo en las operaciones de tu hotel. Por ejemplo, estos empleados pueden externalizarse si tienes escasez de personal en tu equipo de limpieza. Si necesitas destinar más personal al trabajo administrativo y permitir que se mantengan más al margen, instala Alertify. Alertify es un pequeño dispositivo de monitorización de habitaciones, de conexión directa, que te ayuda a adelantarte a las quejas de los clientes. Esto puede resultar enormemente útil para las operaciones de tu hotel por muchas razones. En primer lugar, reducirás el trabajo administrativo porque tendrás menos quejas que atender con urgencia. En segundo lugar, reducirás las quejas por ruido, la queja más frecuente que reciben los hoteles. Alertify monitoriza el ruido, el humo, la ocupación y los niveles de temperatura habitación por habitación. Los hoteleros recibirán notificaciones personalizables si se produce cualquiera de estas actividades para poder atenderlas con prontitud. Los hoteleros también tienen acceso a un portal en línea para ver todas las acciones registradas que ocurrieron y durante cuánto tiempo. Alertify consume poca energía, por lo que no incrementará considerablemente el consumo energético de tu hotel. El dispositivo permite a tus hoteleros mantenerse más al margen mientras siguen vigilando a los huéspedes actuales, respetando su privacidad. Optimiza hoy mismo las operaciones de tu hotel con Alertify.